Dépenses de société: ce qui est permis au UK

Pour le nouvel entrepreneur qui vient de créer sa société au Royaume Uni se pose assez rapidement la question de savoir quelles sont les dépenses déductibles et celles qui ne le sont pas.

La règle générale pour qu'une dépense soit admissible est que celle-ci soit faite par l'employé «entièrement, exclusivement et nécessairement dans l'exercice de ses fonctions». De plus les reçus doivent être conservés pendant au moins 6 ans (format papier ou électronique).

Il y a cependant des exceptions, en particulier les frais de représentation qui ne sont jamais déductibles, les voitures de fonctions qui génèrent des avantages en nature très importants ou encore la formation lorsqu'elle consiste à l'acquisition de nouvelles compétences.

Le sujet est en fait assez complexe mais voici les grandes catégories de dépenses ainsi que leur traitement fiscal:

Salaires
Contributions de retraite
Telephone, Mobile et Internet
Voyages d'Affaires
Use of Home
Frais de représentation et cadeaux d'affaires
Kilométrage
Frais juridiques

Salaires

Ce sont évidemment des coûts déductibles pour l'entreprise. Mais il génèrent bien sur des charges sociales employé et employeur ainsi que des impôts pour le salarié.

Contributions de retraite

Les pensions sont un excellent outil de planification fiscale qui permettent l'extraction des profits de l'entreprise. En effet les contributions de l'employeur pour ses employés ne sont soumises ni à l'IS, les contributions sociales ou encore l'impôt sur le revenu.

Téléphone, Mobile et Internet

Si le gérant les utilise dans le cadre de son travail, ce sont des dépenses autorisées. Il faut cependant que les contrats soient au nom de l'entreprise pour pouvoir bénéficier de l'exemption totale des coûts (forfaits en particulier). Si c'est n'est pas le cas l'employé devra identifier les dépenses professionnelles et et ne pourra se faire rembourser que celles-ci. Dans le cas contraire, non seulement les abonnements deviennent déductibles mais de plus il est admis par HMRC que l'utilisation personnelle, si elle reste marginale, ne constitue pas un avantage en nature.

Voyages d'Affaires

Si vous voyagez dans le cadre du travail, le coût de vos hôtels, des billets d'avion et des restaurants sont considérés comme une charge pour votre entreprise. Il faut noter cependant qu'en théorie, il n'est pas possible de combiner affaires et plaisir (même si dans la pratique ça peut être difficile à démontrer par HMRC).

De la même façon, un consultant qui a pour adresse commerciale sa résidence privée pourra récupérer les coûts de transport journaliers pour se rendre chez ses client. Mais attention pas dans le cas où il a une deuxième adresse commerciale potentielle (fameux cas Samadian v HMRC).

«Use of Home»

Si vous travaillez de chez vous, il est possible de déduire une partie des frais (électricité, eau, loyer ou encore intérêts du prêt immobilier). Il faut savoir cependant que la façon de le faire n'est pas la même si vous êtes juste sole-trader (auto-entrepreneur) ou si vous opérez à travers une société. Dans ce dernier cas, il faut mettre en place un loyer entre vous-même et votre entreprise. Il faut de plus veiller à ne pas louer une pièce tous les jours de la semaine au risque de perdre une partie de l'exonération de la plus-value lors de la revente de votre résidence principale.

Frais de représentation et cadeaux d'affaires

Les frais de représentation avec des personnes externes à l'entreprise (clients ou fournisseurs) ne sont pas déductibles pour la société. Cela ne veut pas dire qu'il est préférable de payer de sa poche puisque même si l'IS n'est pas déductible, l'IR du dirigeant correspondant à l'extraction des revenus l'est.

Les cadeaux ne le sont que dans des conditions très restrictives (valeur inférieure à £50, pas d’alcool de tabac ou de nourriture et présence de la marque sur le cadeau -- et non pas sur la boite).

Enfin, les soirées avec les employés, si elles sont déductibles pour l'entreprise, génèrent un avantage en nature pour l'employé (a l'exception d'une allocation annuelle de £150 par tête typiquement utilisée pour la soirée de Noël).

Kilométrage

L'utilisation d'une voiture de fonction donne lieu à un avantage en nature qui dépend de la consommation en CO2 de la voiture mais suffisamment conséquent pour cette pratique ait presque disparu en Angleterre. Il est possible cependant de déduire 45p par mile (à hauteur de 10 000 miles par an) lorsque l'on utilise son véhicule personnel.

Frais juridiques

En principe les frais juridiques sont autorisés mais il y a un certain nombre d'exceptions. Dans le cas où ces coûts sont liés à un investissement, ils doivent être étalés sur la durée de capitalisation de cet investissement. Aussi, dans le cas de l'acquisition d'un bail, les frais d'avocat ne sont pas déductibles (ils le sont par contre lors d'un renouvellement de ce bail).

La liste est fait assez longue et les exceptions sont nombreuses. Il faut aussi faire attention au sponsoring, aux créances non recouvrables, aux loyers de fonction, à la formation, aux clubs privés, aux assurances médicales fournies aux employés et à l'habillement.

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